Gleich ob Sie in InDesign oder Word arbeiten. Richtig effizient arbeiten Sie nur, wenn Sie Ihre Texte mit Formatvorlagen formatieren und so die typografische Gestaltung zentral regeln können.
Aufeinander basierende Formatvorlagen in einem Dokument
Wie Sie nun die Arbeit mit Formatvorlagen noch weiter optimieren können, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.
Wann ist es sinnvoll, Formatvorlagen aufeinander basieren zu lassen?
In jedem Dokument, in dem Sie zentral die Schriftart oder andere Attribute verändern und anpassen möchten, ist es sinnvoll, Formatvorlagen aufeinander basieren zu lassen.
Wie kann ich Formatvorlagen aufeinander basieren lassen?
Diese Frage muss einmal technisch und einmal methodisch beantwortet werden.
Technisch
In InDesign kann man auf zwei Wegen Formatvorlagen aufeinander basieren lassen.
Erste Möglichkeit
Zum einen können Sie eine Formatvorlage anwählen und dann eine neue Formatvorlage erstellen. Die neu erstellte Formatvorlage basiert dann auf der Formatvorlage, die Sie angewählt hatten.
Eine neue Formatvorlage erstellen, die auf der aktiven Formatvorlage basiert
Zweite Möglichkeit
Zum anderen können Sie über die Einstellung „Basiert auf:“ im Formatvorlagen-Menü die Formatvorlage auswählen, die als Referenz für die aktuelle Formatvorlage gelten soll.
Formatvorlageneinstellung „Basiert auf:“
Was passiert, wenn ich Formatvorlagen aufeinander basieren lasse?
Wenn eine Formatvorlage auf der anderen basiert, werden alle Einstellungen der Basis übernommen. Auch alle Änderungen, die an der Basis durchgeführt werden, werden auch an den untergeordneten Formatvorlagen durchgeführt. Änderungen allerdings, die man an einer untergeordneten Formatvorlage durchführt, wird nicht an den übergeordneten durchgeführt. Die Vererbung funktioniert nur von oben nach unten.
Verbindung wird durch Änderung getrennt
Wird ein Attribut an einer untergeordneten Formatvorlage geändert, ist die Verbindung zur übergeordneten Formatvorlage getrennt. Passe ich z.B. den „Abstand davor“ einer Formatvorlage mit dem Namen „Überschrift 2“ an, kann ich durch Änderungen am „Abstand davor“ in der Formatvorlage „Überschrift 1“ (die als Basis der „Überschrift 2“ dient) nichts am „Abstand davor“ der „Überschrift 2“ ändern. Die Verbindung wurde aufgehoben.
Verbindung wiederherstellen
Möchten Sie diese Verbindung wiederherstellen, müssen Sie die jeweiligen Werte wieder gleichsetzen. Dann werden Änderungen für das jeweilige Attribut wieder vererbt.
Methodisch
Es gibt unterschiedliche Wege, wie sich Formatvorlagen aufeinander beziehen können. Am besten überlegen Sie sich vor der Erstellung des Dokuments ein grobes Formatvorlagen-Konzept.
Zentral oder getrennt an mehreren Stellen?
Die Basierung der Formatvorlagen kann einmal zentral gesteuert werden oder auch getrennt. Getrennt ist es dann sinnvoll, wenn Sie in Ihrem Dokument Schriften mischen. Also z.B. eine andere Schriftart für Ihre Überschriften als für Ihren Grundtext verwenden. Oder eben unterschiedliche Hierarchiemethoden (siehe nächsten Unterpunkt) verwenden möchten.
Alle beziehen sich auf eine oder die Treppenvariante? – Möglichkeiten der Hierarchie
Sie können eine Formatvorlage als Basis nehmen und alle darunterliegenden darauf beziehen oder Sie beziehen eine Formatvorlage immer auf die jeweils obenstehende Formatvorlage.
Möglichkeiten der Hierarchie
Die Variante, auf der sich alle untenliegenden auf eine Formatvorlage beziehen hat den Vorteil der Übersichtlichkeit. Der Vorteil der Treppenvariante liegt darin, dass Änderungen immer auf die untenstehende Formatvorlage angewendet werden.
Wann ist welche Methode sinnvoll?
Ich verwende meistens beide Methoden der Basierung in einem Dokument, da ich in beiden je nach Anwendung Vorteile für die weitere Bearbeitung sehe.
Treppenvariante für Überschriften, die andere Variante für den Grundtext.
Warum? Ganz einfach. Überschriften sollen in ihrer Formatierung ihre Hierarchie ausdrücken. Wenn ich nun jede Überschrift auf der jeweils obenstehenden Überschrift basieren lasse, kann ich die Formateinstellungen pro Hierarchieebene abschwächen und muss nicht jedes Mal alle Einstellungen die sich von der ersten Überschrift an ändern sollen, einstellen. So kann ich schneller jede Überschriftenebene formatieren und muss mir nur überlegen inwiefern sich die eine Ebene von der darüber liegenden unterscheiden soll.
Die Variante, bei der alle Formatvorlagen auf einer Basis-Formatvorlage basieren, verwende ich bei meinem Grundtext. Das heißt, ich definiere einen Fließtext und davon abgeleitet habe ich dann z.B. eine Hervorhebung (kursiv oder bold statt regular) eine Fußzeile (etwas kleiner im Schriftgrad als der Fließtext) oder auch eine Tabellenbeschriftung (evtl. etwas kleiner im Schriftgrad als der Fließtext und ohne Abstand davor und danach).
Haben Sie Fragen oder Anregungen zu diesem oder einem ähnlichen Thema? Dann schreiben Sie hier in das Kommentarfeld oder melden Sie sich bei mir per Mail. Natürlich freue ich mich auch so über Kommentare, Anregungen und Lob.
Bei mir klappt die Vererbung der Sprache nicht. Konkret: Ich dupliziere eine Dokumentenvorlage und ändere die Sprache in den Formatvorlagen Standard…, auf denen ja alle weiteren Formatvorlagen – direkt oder indirekt – beruhen, von Deutsch auf Englisch. Das funktioniert nicht.
Hinweis: Möglicherweise erst ab Office 2019, denn früher hatte es funktioniert. Ganz genau kann ich es leider nicht mehr feststellen. Gibt es ggf. einen Befehl „Vererbung aktualisieren“?